Управління запасами: як скоротити збитки?

Однією з головних завдань логістики є вирішення проблеми запасів, оптимізація їх обсягу дозволить ефективно управляти ланцюгом постачання. Інакше існує ризик неналежного забезпечення робочих процесів на виробництві, в торгівлі, плюс отримати зайві витрати на перевезення, а також зберігання товару.

При управлінні запасами важливо уникнути витрат у кожній ланці ланцюга постачання. Варто відзначити, що в товарних запасах зосереджені оборотні кошти, що заморожені в цих же запасах і виведені по суті з бізнесу, а якщо це кредит, відповідно вартість запасів автоматично зростає до 70%. Тому дилема управління запасами з метою їх зменшення актуальна для компаній, що мають товарні склади.

При управлінні запасами необхідно врахувати кілька показників:

• зниження поточного запасу товарів;
• зменшення неліквіду;
• страховий запас.

Надлишок товарних запасів досить витратний, так як ці запаси необхідно зберігати, і вони займають місце на складі. Потім виникає необхідність в розширенні складських площ, що веде до додаткових витрат з оренди або купівлі, а також оснащення, оплати комунальних послуг і т.п.

Позбавляємося надлишків

Перш за все потрібно передбачити формування неоптимальних запасів стратегією компанії, її системою планування ресурсів і управління закупівлями. За помилки в управлінні товарними запасами зазнає збитків в першу чергу склад, який, по суті, і сигналізує про проблеми.

Головне розібратися в тому, що створює надлишок запасів. На сьогоднішній день виробництва в основному працюють на замовлення, тому виробляють рівно стільки, скільки спланував відділ продажів і виробництво зайвої продукції неможливо. Але, є проблема із закупівлею сировини, яку формує виробництво і тут виникають непередбачені запаси.

Досягти оптимального рівня управління запасами можна при грамотно спланованій стратегії компанії, яка включає в себе весь комплекс систем закупівлі, обліку та бюджету, роботу з клієнтами, а також середньострокові плани всіх відділів.

"З проблемами в системі управління запасами стикаються майже всі компанії, які мають товарні склади."

З проблемами в системі управління запасами стикаються майже всі компанії, які мають товарні склади. Нерідко це виникає від великих амбіцій, наприклад, наймаючи на роботу директора з розвитку з престижним дипломом, очікують від нього 100% ефективності та правильності. Але, як правило, розмах новачка в практиці показує зовсім протилежне: створення додаткових підрозділів або поділ структури компанії та в результаті це негативно впливає на формування запасів і організацію закупівель. У свою чергу надлишок товару переходить в неліквід, а після закінчення терміну придатності продукції - це вже стає збитком компанії.

Щоб уникнути таких результатів, важливо пам'ятати, що розривати систему планування ні в якому разі не можна, бізнес-процеси повинні бути синхронізовані та координацію їх не можна порушувати.

Ведение складского учёта

Якщо на складі немає належного обліку товару, грубо кажучи, на складі безлад, плюс до того крадуть, то в такій ситуації дуже складно розрахувати заявку на закупівлю того чи іншого товару. Наприклад, закупник, враховуючи залишки по складу, робить замовлення на постачання необхідного товару. Але насправді немає впевненості в точній кількісті цього товару, що зберігається на складі. При безладі технічно складно зробити інвентаризацію, і вона відкладається в довгий ящик.

Виходячи з цього, закупівля проводиться з невеликим запасом, відповідно автоматично формується надлишок товару, який перетворюється в неліквідний. В результаті оборотні кошти осідають на складі у вигляді товарних запасів.

Внутрішньокорпоративна взаємодія

Ще одна причина виникнення зайвих запасів криється у відсутності взаємодії між підрозділами всередині компанії. Так, наприклад, менеджер з продажу мотивований бонусною системою оплати праці і в його інтересах продати ходовий товар, а якщо товар затребуваний, то його доводиться резервувати під себе з вільного залишку. Такий залишок зменшується, але, по суті, склад повний.

Закупник бачить відсутність вільного товару на складі, робить нове замовлення, без урахування розміщення товару на складі. При таких неузгодженостях надлишок товару мусять зберігати в міжстелажних проходах, що дуже негативно позначається на роботі складу в цілому,що знижує продуктивність і гальмує складські процеси.

Необхідна повна координація та синхронізація всіх відділів компанії, це сприятиме оптимізації обсягів товарних запасів. Лише узгодженість і комунікабельність між підрозділами допоможе не втратити оборотні кошти та прибутковість при впровадженні інновацій або реструктуризації.

Раніше ми вже писали про те, як правильно організувати склад  та створити команду мрії

Страховий запас

Прийнято вважати формування страхового запасу при невиконанні термінів/обсягів постачання або надходженні неякісної сировини/товару, недокомплекту та інше. Рекомендована норма такого запасу має складати 50% від поточного, що дуже сумнівно і неактуально. Адже якщо перевести цей відсоток товарного запасу в кошти, то втрати обігових коштів компанії будуть значними.

Відповідно до Правила Паретто, можна констатувати факт: більше половини товарів мають невеликі логістичні ризики постачання (3-5%), відповідно не варто на складах заморожувати товарний запас. Правильніше розрахунок страхового запасу віднести до області логістичних ризиків, виходячи з їх оцінки.

І наостанок

Для будь-якої компанії, яка має склад, щоб не викидати оборотні кошти до надлишку товарного запасу, неліквідного товару, страхового запас або просто списувати все у збиток, необхідно оптимізувати систему управління запасами, забезпечити повну автоматизацію за допомогою сертифікованого програмного забезпечення. Найчастіше, здійснивши невелику реорганізацію компанії та запровадивши алгоритм управління запасами і закупівлями, можна повернути в обіг величезні кошти.