Управление запасами: как сократить убытки?

Одной из главных задач логистики является решение проблемы запасов, оптимизация их объема позволит эффективно управлять цепочкой поставок. Иначе существует риск ненадлежащего обеспечения рабочих процессов на производстве, в торговой сети, плюс получить лишние расходы на перевозку, а также хранение товара.

При управлении запасами важно исключить расходы в каждом звене цепочки поставок. Стоит отметить, что в товарных запасах сосредоточены оборотные денежные средства, которые заморожены в этих же запасах и выведены по сути из бизнеса, а если это кредитные средства, соответственно стоимость запасов автоматически возрастает до 70 %. Потому дилемма управления запасами с целью их уменьшения актуальна для компаний, имеющих товарные склады.

При управлении запасами необходимо учесть несколько показателей:

• снижение текущего запаса товаров;
• уменьшение неликвида;
• страховой запас.

Излишек товарных запасов затратный, так как эти запасы необходимо хранить и они занимают место на складе. Потом возникает необходимость в расширении складских площадей, что ведет к дополнительным расходам по аренде или покупке, а также оснащении, оплате коммунальных услуг и т.п.

Избавляемся от излишков

Прежде всего нужно предусмотреть формирование неоптимальных запасов стратегией компании, ее системой планирования ресурсов и управления закупками. За ошибки управления товарными запасами несет убытки в первую очередь склад, который, по сути, и сигнализирует о проблемах.

Главное разобраться в том, что дает излишек запасов. На сегодняшний день производства в основном работают под заказ, потому делают ровно столько, сколько спланировал отдел продаж и производство излишней продукции исключено. Но, возможна проблема с закупкой сырья, которую формирует производство и тут возникают непредвиденные запасы.

Достичь оптимального уровня управления запасами можно при грамотно спланированной стратегии компании, которая включает в себя весь комплекс систем закупки, учета и бюджета, работу с клиентами, а также среднесрочные планы всех отделов.

"С проблемами в системе управления запасами сталкиваются почти все компании, которые имеют товарные склады"

С проблемами в системе управления запасами сталкиваются почти все компании, которые имеют товарные склады. Нередко это возникает от больших амбиций, например, принимая на работу директора по развитию с престижным дипломом, ожидают от него 100 % эффективности и правильности. Но, как правило, размах новичка в практике показывает совсем обратное: создание дополнительных подразделений или разделение структуры компании и в итоге это негативно влияет на формирование запасов и организацию закупок. В свою очередь излишек товара переходит в неликвид, а после истечения срока годности продукции - это уже становится убытком компании.

Во избежание таких результатов, важно помнить, что разрывать систему планирования ни в коем случае нельзя, бизнес-процессы должны быть синхронизированы и координацию их нельзя нарушать.

Ведение складского учёта

Если на складе нет должного учета товара, грубо говоря, на складе бардак, плюс к тому воруют, то в такой ситуации очень сложно рассчитать заявку на закупку того или иного сырья производству. Например, закупщик, учитывая остатки по складу, делает заказ на поставку необходимого товара. Но на самом деле нет уверенности в точном количестве этого товара, который хранится на складе. При бардаке технически сложно сделать инвентаризацию, и она откладывается в долгий ящик.

Исходя из этого, закупка производится с небольшим запасом, соответственно автоматически формируется излишек товара, который превращается в неликвидный. В итоге оборотные средства оседают на складе в виде товарных запасов.

Внутрикорпоративное взаимодействие

Еще одна причина возникновения излишних запасов кроется в отсутствии взаимодействия между подразделениями внутри компании. Так, например, менеджер по продажам мотивирован бонусной системой оплаты труда и в его интересах продать ходовой товар, а если товар востребован, то его приходиться резервировать под себя из свободного остатка. Такой остаток уменьшается, но, по сути, склад полон. 

Закупщик видит отсутствие свободного товара на складе, делает новый заказ, без учета размещения товара на складе. При таких несогласованиях избыток товара приходиться хранить в межстеллажных проходах, что очень негативно сказывается на работе склада в целом, снижает производительность и тормозит складские процессы. 

Необходима полная координация и синхронизация всех отделов компании, что будет способствовать оптимизации объемов товарных запасов. Лишь согласованность и коммуникабельность между подразделениями поможет не потерять оборотные средства и доходность при внедрении инноваций или реструктуризации.

Ранее мы уже писали о том, как правильно организовать склад и создать команду мечты

Страховой запас

Принято считать формирование страхового запаса при невыполнениях сроков/объемов поставок или поступлении некачественного сырья/товара, недокомплект и прочее. Рекомендуемая норма такого запаса составлять должна 50% от текущего, что очень сомнительно и не актуально. Ведь если перевести этот процент товарного запаса в деньги, то потери оборотных средств компании будут внушительными.

Исходя из Правила Паретто, можно констатировать факт: больше половины товаров имеют небольшие логистические риски поставки (3-5%), соответственно не стоит на складах замораживать товарный запас. Правильнее расчет страхового запаса отнести к области логистических рисков, исходя из их оценки.

И напоследок

Для любой компании, которая имеет склад, дабы не выкидывать оборотные средства в излишек товарного запаса, неликвидного товара, страховой запас или просто списывать все в убыток, необходимо оптимизировать систему управления запасами, обеспечить полную автоматизацию при помощи сертифицированного программного обеспечения. Зачастую, осуществив небольшую реорганизацию компании и внедрив алгоритм управления запасами и закупками, возможно вернуть в оборот огромные денежные средства.